Intern kontroll

Styrelsens beskrivning av intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen för räkenskapsåret 2011

Styrelsen ansvarar enligt svenska aktiebolagslagen för den interna kontrollen och styrningen av bolaget. Styrelsen säkerställer att de av styrelsen fastlagda principerna för den finansiella rapporteringen och interna kontrollen efterlevs samt att ändamålsenlig dialog med bolagets revisor upprätthålls. Styrelsens ordförande är även ordförande i revisionsutskottet.

Styrelsen har utvärderat behovet av att inrätta en särskild internrevisionsfunktion och gjort bedömningen att Durocs enkla juridiska och operativa struktur tillsammans med styrprocesser och kontrollsystem inte kräver någon särskild funktion och internrevision. Styrelsen i sin helhet ansvarar för styrning och kontroll av bolaget och verkställande direktören ansvarar för den löpande styrningen och kontrollen av koncernens strategier och affärsprocesser samt den ekonomiska rapporteringen och planeringen. Denne rapporterar regelbundet till styrelsen utifrån fastställda rutiner.

Styrelsen ska säkerställa kontroll och styrning av bolaget genom att tillse att verkställande direktör och andra nyckelpersoner i bolagets ledning har rätt kompetens och att organisationen är ändamålsenlig för koncernens behov.

Organisationen i sig med beslutsvägar, befogenheter och ansvar tillsammans med den kultur som finns i företaget och som uttrycks i interna policies och rutiner är viktiga för styrningen. Koncernen har ett antal policies och instruktioner som reglerar verksamheterna exempelvis beträffande IT, information, etik, jämställdhet, resor och representation.

Styrelsen har fastställt en skriftlig arbetsordning som klargör styrelsens ansvar samt ledamöternas och ordförandes inbördes arbetsfördelning. I styrelsens arbetsordning regleras även arbetsfördelningen mellan verkställande direktören och styrelsen samt finns instruktion för ekonomisk rapportering till styrelsen. 

Duroc har en attestordning som reglerar vilka ekonomiska beslut som får fattas av styrelsen, koncernchef, dotterbolagsstyrelse, dotterbolagschef och enskild tjänsteman.  Företagsledningen analyserar löpande risker och effektiviteten i den interna kontrollen i bolagens affärsprocesser. En
väsentlig del av bolagets interna kontroll återfinns i processerna kopplade till finansiell rapportering. I dessa processer utförs en rad kontrollaktiviteter för att säkerställa riktigheten i intern och extern rapportering. Durocs ekonomifunktion rapporterar enligt fastställda rutiner i tillförlitliga rapporterings- och affärssystem. Här utgör även styrelsens löpande dialog med bolagets revisor en viktig del. Styrelsen får månadsvis rapporter och bedömningar av det ekonomiska läget i koncernens bolag. I samband med kvartalsrapporteringen görs prognoser och analyser i syfte att säkerställa att den ekonomiska rapporteringen är korrekt samt sker utvärdering av bolagens strategier.

Duroc har en fastställd informationspolicy som säkerställer att Durocs interna och externa informationshantering sker på ett korrekt sätt. Vad gäller Durocs externa kommunikation av finansiell information och annan information som kan påverka bolagets marknadsvärde, finns fastställda rutiner och distributionskanaler som garanterar efterlevnad av
NASDAQ OMX Stockholms regelverk för emittenter.